株式会社Another works様と本市との間で、2023年8月21日に締結した「民間の複業人材活用に関する協定」に基づき、動画制作アドバイザー、DX推進アドバイザー、統計広報アドバイザー事業の成果について発表していただける事を大変楽しみにしております。

近年公務員を取り巻く環境は、民間と同じように「なり手不足」が深刻化しています。毎年職員募集を行っておりますが、応募率が減少している現状であります。

一方で公務員に期待される業務内容は年々拡大しており、さらに専門性が求められているのが現代の市職員です。

民間の方々の知識や技能を活かし、我々が普段行っている事業についてアドバイスいただけることを非常に心強く思っております。職員におきましても業務の効率化、事業面でのスキルアップができると信じております。

公務員の現場に求められる市民サービスは益々高度化、複雑化する中でより良い市民サービスの質の向上ができるのではないかと期待しております。今後ともよろしくお願いいたします。

最初に成果をお話します。4月30日に動画配信サイトYouTubeで新しいチャンネル「しろい市長きくちゃんねる」を公開し、約2週間に1本のペースで動画をあげていくこととしました。

今回アドバイスをもらおうと考えた経緯ですが、白井市では、既にYouTubeで白井市公式チャンネル「しろいTV」というアカウントを持ち動画を300本あげておりました。コロナ禍中は動画投稿を行いたいという各課からの要望がありましたが、5類に移行したことで投稿が減ってしまい、YouTubeをどう活用して行くのが自治体として望ましい形か見えなくなっていました。職員だけでは経験や固定観念に縛られてしまうため、違う視点での意見が聞きたいということからアドバイスをいただこうという流れになりました。

アドバイスをいただく中で、投稿頻度、内容、誰が撮影するのか、誰が出演するのか、台本作成など撮影の流れはどうするのか等々、たくさんの懸念点がありました。そんな際、市長から「次期総合計画策定に向けて自分の言葉で、市の状況などを説明する動画を撮りたい」という提案があり、既存のチャンネルをどう盛り上げていくかではなく、市長が発信するチャンネルを新たに作るということにシフトしていきました。

今回、プロの視点でアドバイスをいただけたことで知見を深められ、制作へのフィードバックについても的確に素早く回答をいただけたことで編集技術の向上につながりました。YouTube上で新たな取り組みをスタートすることができたことに感謝しております。

長時間残業が発生しているDX推進や業務改善に取り組めていない状況に不安を抱き、複業人材を活用しアドバイスを頂くことにより良い行政サービスにつなげたいと考えました。成果までの取り組みは、アドバイザーからどのようにすればいいかロードマップを示してもらい、ステップ毎に進めていきました。課題について話し合いを行ない、改善効果と工数、年間件数で課題の優先度を整理しました。

臨時運行許可申請については、職員が窓口で必要な項目を聞き取り入力して申請書を印刷できるようになったことで、窓口の申請者は提示された申請書にサインするだけで終えられるようになりました。窓口対応が多いため手続きに時間がかかっていましたが、時間や書き方を案内する負担が軽減されることになりました。

これまでは返却期限を過ぎたものを職員が気づいたタイミングで探していましたが、今回エクセルマクロを改善したことにより期限切れを表示し全てわかるようになりました。改善を行った結果、事務負担の軽減に加え、作業の時間削減に繋がりました。

1つ目が課題を可視化できたこと、2つ目に市民と職員の負担を軽減できたこと、3つ目に業務改善に取り組むことで時間削減を実現できたこと、アドバイザーよりロードマップを示してもらい成果に至るまで伴走していただき大変助かりました。

長年の課題になっていた「統計登録調査員」採用に特化してアドバイザーにお願いしました。調査員の高齢化も進み登録人数が少なくなってきてることで、このままでは統計調査に支障をきたす事象が出てきてしまうのではないかということを考えました。

新しい調査員を増やしたいと相談したところ、コンセプトがうまく伝わっていないのではないか、統計調査の仕事の良さや魅力が伝わってないのではないかと教えていただきました。

実際に登録調査員にアンケートをとったり、取材をしたりしました。調査員の仕事のイメージ、統計調査の何が魅力なのかを伝えることで、どんな良いことがあるのか、どういう価値があるのかをしっかりと伝える必要があるとアドバイスをいただきました。

統計調査員として「歴史を刻む仕事ができます」という魅力、地図を使って場所の魅力を再発見できることで、新たな出会いがあることをアピールポイントとしました。

どんなことを募集しているのか？をわかりやすくした方が良いとのアドバイスもいただき、反映させたチラシを作成・配布し、さらにウェブ上で動画を制作したところ、新たに応募いただき実績もできました。

市職員がもっと必要性を理解しようと概念を理解して相手に伝えていくことで、あらゆるサービス向上に向け仕事をする重要性を学ばせていただきました。

動画配信サイトアカウントを持っていながらも活かしきれていないという課題、合わせて自治体の情報発信について方向性等々いろいろな課題や制約がある中で秘書課の皆さまは、アイディアは相当お持ちであったことで、一緒に方向性を固めていきながら最終的に「白井市長きくちゃんねる」という新チャンネルでしっかりと強みを透明化して情報発信できた事は、私としてもお役に立ててよかったと思っています。これからも継続的につながって関われたらと思っておりますし、この度は大変貴重な機会をいただきありがとうございました。

今回制約条件が一番厳しかったこともあり当初困惑したところもありましたが、ウェブにつなげられない基幹システムにつなげられない部分がありましたので、何ができるのかをいろいろなお話をさせていただきながら、なんとかOCRが一個見つけられたところ、総務課の方にもご協力いただいて、マクロで問題点が出てきたのでその点は良かったと思っていました。可能であれば今後もご一緒することでもっと高度な設定もできると思いますので、今後ともよろしくお願いします。

スタートから何度もミーティングを重ねながら、コンセプトの設計から市職員の皆さんとしっかり関わっていただいて、それに付随して価値を見つけられたことで、コンセプトとしてよかったと思っています。統計調査員認定書を市からいただけることは、市民の方もうれしいんじゃないかと思っています。実際に市より認定書を発行され、配布される授与されたときの映像を見ていましたが、喜んでおられた姿があったことは実行して楽しかったですし、しっかりとつながっていくことが大事なんだと感じました。今後調査員の方たちが1人2人3人と人材確保希望人数まで到達できるまで、何かしらまたお手伝いできるようであれば、私のような者でよければしっかりサポートさせていただきたいと思います。